Fakturamallar

Förenkla din fakturering med en fakturamall

Om du nyligen har startat ett eget företag eller enskild firma kan fakturering och utformning av fakturor vara någonting nytt och krångligt för dig.

Även du som redan har vana av att skriva fakturor vet att det är väldigt mycket information som enligt lag ska vara tydligt utsatt på fakturan. Att alltid utforma sina egna fakturor blir därmed mycket tidskrävande och ökar risken för felskrivningar och bortglömd information.

Eftersom du är lagskyldig att alltid ha med vissa uppgifter i dina fakturor kan fakturorna räknas som ogiltiga, vilket i sin tur gör dig mycket mindre skyddad vid tvister om betalningen. Att slarva med faktureringen kan alltså ha stora ekonomiska konsekvenser för din verksamhet och bör därför undvikas till varje pris.

Några av de uppgifter som enligt Skatteverket måste vara med på alla fakturor är:

  • Faktureringsdatum
  • Leveransdatum
  • Betalningsdatum
  • Löpnummer
  • Säljarens registreringsnummer för mervärdesskatt
  • Mervärdesskattesats
  • Beskattningsunderlag för tillämpliga skatter
  • Kontaktuppgifter för både köpare och säljare

Som du ser är det mycket att hålla reda på och om du skapar alla dina fakturor från grunden är det lätt att glömma en eller flera uppgifter. Sedan tillkommer förstås svårigheten med att göra fakturan lättläst och att få alla fakturor att se likadana ut.

För att underlätta din fakturering erbjuder vi nedladdning av gratis fakturamallar som du kan använda när du utformar dina fakturor. Det finns flera mallar att välja mellan beroende på dina behov och din personliga smak, så ta gärna en titt på dessa för att se om någon fakturamall passar dig och din verksamhet.

Undvik misstag och ogiltiga fakturor

En fakturamall är ett dokument i exempelvis Excel- eller Word-format som redan har alla fält för viktiga uppgifter skapade och markerade. I mallen är det tydligt utsatt var du ska skriva in till exempel betalinformation, organisationsnummer och produktspecifikation.

När du använder en fakturamall kan det därför aldrig gå fel. Du ser tydligt om du har glömt att fylla i något fält och därför riskerar du inte att skicka ut felaktiga eller oprofessionella fakturor.

Risken för juridiskt ogiltiga och obetalda fakturor minskar därmed väsentligt och du spar in både tid och pengar. På sikt kan användningen av en fakturamall ha stora positiva konsekvenser för dig och din verksamhet.

Du kan skräddarsy din fakturamall

I många fall finns det förutom de olika fakturauppgifterna ett utrymme avsatt för företagets logga om du har en sådan. Genom att infoga din logga i fakturamallen garanterar du att dina fakturor alltid ser proffsiga och likadana ut.

Du kan också skräddarsy din mall och ändra teckensnitt, teckenstorlek, eventuella ramar och tabeller och så vidare. På så vis kan du skapa fakturor som är väldigt distinkta och tydliga och aldrig riskerar att slängas bort av misstag.

En snygg och tydlig faktura är inte bara viktig ur en juridisk och ekonomisk synvinkel. Dina kunder uppskattar också när fakturan är lättläst och du har en tydlig image, så fakturamallar kan faktiskt hjälpa dig med att behålla och attrahera kunder.

När bör en fakturamall användas?

Om din verksamhet är liten och du inte skickar ut särskilt många fakturor passar fakturamallar utmärkt.

Med hjälp av din fakturamall kan du snabbt fylla i alla nödvändiga uppgifter och sedan skicka iväg din faktura på bara några få minuter. Skapar du istället dina fakturor från grunden får du räkna med att lägga ner åtskilliga timmar i veckan – tid du hade kunnat spenderat på att utveckla andra delar av verksamheten.

Fördelen med att använda en fakturamall istället för ett fakturaprogram är att vem som helst kan använda mallen. När du använder ett fakturaprogram behöver du ofta lång tid på dig att sätta dig in i hur programmet fungerar och för ovana användare kan det vara mycket besvärligt och tidskrävande.

För småföretagare är ett fakturaprogram i många fall inte värt inlärningskurvan och kostnaden eftersom du ändå bara spar in marginellt med tid per faktura.

Ibland passar det inte med en fakturamall

Det finns förstås tillfällen då det är mindre lämpligt att använda en fakturamall. Framförallt gäller det om du driver ett större företag eller har ett högt beställningstryck.

Om du får in mängder av beställningar dagligen kan det vara svårt att hinna skapa alla fakturor trots att du har en tydlig fakturamall. Då kan istället ett faktureringsprogram som automatiskt skapar fakturor vara ett bättre alternativ trots att det tar tid att lära sig använda mjukvaran.

Huruvida fakturamallar passar dig och din verksamhet är någonting du måste avgöra själv. I slutändan handlar det om hur mycket tid och energi du är villig att lägga på fakturering eller utbildning under såväl kort som lång sikt.

Leave a Reply